Mahdollisuuksien toria järjestettäessä on tärkeätä huolehtia lupa- ja ilmoitusasiat kuntoon, sillä tapahtuman turvallisuudesta vastaa aina järjestäjä. Paikkakuntien lupakäytännöt saattavat poiketa toisistaan. Mikäli on epäselvää keneen ottaa yhteyttä, kannattaa asiaa tiedustella poliisilta tai paikkakunnan kulttuuritoimesta.

Lupa- ja ilmoitusasioiden hoitaminen on syytä aloittaa jo tapahtumaa suunniteltaessa. Paloturvallisuuden, ensiavun tai kierrätyksen hoitamiseksi kannattaa kosiskella paikallisia, asiantuntevia järjestöjä (VPK, SPR) yhteistyöhön ilmaista esittelypaikkaa vastaan.

Toripaikka

Tapahtumaa varten on hankittava lupa tapahtumapaikan kiinteistönomistajalta. Kunnat/kaupungit omistavat yleensä kadut, torit, puistot sekä muut julkiset alueet. Lupaa niiden käyttöön tiedustellaan paikkakunnan teknisestä virastosta. Yksityistä maa-aluetta tai kiinteistöä käytettäessä luvan saa omistajalta. Luvan lisäksi toripaikasta tulee tehdä ilmoitus poliisille viimeistään viittä päivää ennen tapahtumaa.

Lisätietoja:
Tekninen osasto
Paikkakunnan poliisi

Kokoontumislaki

Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kokoontumislain mukainen kirjallinen ilmoitus paikkakunnan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestelmäpaikan vuoksi eivät edellytä toimia turvallisuuden ja järjestyksen varmistamiseksi. Ilmoitus on maksullinen ja se on tehtävä viimeistään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Jos paikkakuntasi toritapahtuma on hyvin pieni, tiedustele poliisilta onko lupa tehtävä. Selvitä poliisilta myös tapahtuman laajuudesta ja luonteesta riippuvaiset vaatimukset koulutettujen ja kouluttamattomien järjestysmiesten suhteen.

Lisätietoja:
Paikkakunnan poliisilaitos
www.poliisi.fi

Meluilmoitus

Missä musiikki siellä melu. Kuntien ja kaupunkien järjestyssäännöt asettavat rajoituksia melun tasolle ja ajankohdalle. Tapahtumassa tulee järjestää äänentoisto niin, että esiintyjille, järjestäjille tai yleisölle ei muodostu riskiä saada kuulovauriota. Melua aiheuttavasta tapahtumasta tulee tehdä meluilmoitus viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa paikkakunnan ympäristönsuojeluviranomaisille.

Lisätietoja:
Kunnan ympäristönsuojeluviranomainen

Musiikkiluvat

Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä tekijäkorvausten (Teosto) että esittäjäkorvausten (Gramex) maksamista. Teosto edustaa musiikin luovia tekijöitä ja musiikinkustantajia, Gramex äänitteen tuottajia ja äänitteellä esiintyviä taiteilijoita. Äänitemusiikkia käytettäessä on otettava yhteys sekä Gramexiin että Teostoon. Jos tapahtumassa on ainoastaan elävää musiikkia, yhteys Teostoon riittää.

Teosto

Kepa on ottanut Teostosta yhteisen elävän musiikin esitysluvan Mahdollisuuksien toreille vuonna 2010. Teostolupaa voivat käyttää kaikki Mahdollisuuksien tori -verkostoon hyväksytyt tapahtumat. Luvan numeron saa Kepasta. Yhteisen luvan käyttö edellyttää, että paikkakunta toimittaa Teostoon esiintyjien ohjelmailmoitukset viimeistään kuukauden kuluttua toripäivästä. Ilmoitus on hyvä lähettää myös Kepaan.

Lisätietoa ja esiintyjien ohjelmailmoitukset: www.teosto.fi

Gramex

Kukin paikkakunta huolehtii itse äänitemusiikin osalta Gramex-korvauksista. Etukäteismaksu on huomattavasti edullisempi kuin jälkikäteen poliisi-ilmoitusten perusteella vaaditut korvaukset.

Mikäli torillanne on äänitemusiikkia (esimerkiksi musiikkia tanssiesityksen taustalla), tulee teidän huolehtia Gramex-maksusta. Gramexin kanssa kaikki torit kattava yhteisjärjestely lupien suhteen ei ole mahdollista.

Ennakkoilmoituksen voi tehdä Gramexin nettisivuilla osoitteessa www.gramex.fi

Varainkeruu

Jos haluat kerätä tapahtumissa järjestöllenne rahaa, otathan selvää lupa-asioista: www.poliisi.fi ja arpajaisluvat sekä rahankeräysluvat.

Työnantajavelvoitteet

Mikäli tapahtumaa varten on palkattu työntekijöitä tai esiintyjille maksetaan palkkioita, on huolehdittava työnantajavelvoitteista: ennakonpidätys, vuosi-ilmoitus, työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut. Palkkausasioissa opastusta saa paikkakunnan veroviranomaisilta.

Lisätietoja:
Paikkakunnan verotoimisto
www.palkka.fi
www.vero.fi

Paloturvallisuus ja ensiapu 

Tapahtuman turvallisuudesta huolehtiminen on ensiarvoisen tärkeää. Asiaankuuluvien ilmoitusten tekeminen pelastusviranomaisille nopeuttaa ensiavun saapumista paikalle hädän hetkellä. Suurempien tapahtumien osalta tulee laatia kirjallinen pelastussuunnitelma, josta jokaisen järjestäjän tulee olla selvillä. Palotarkastajat tulevat pyydettäessä etukäteen arvioimaan tilan turvallisuuden ja opastamaan yleisen sammutuskaluston käytössä. Käsisammuttimia voi vuokrata, ja ainakin ruokaa myyvillä järjestöillä on oltava oma sammutuspeite. Sähköturvallisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota ulkotilaisuuksissa, joissa sähkölaitteet on tarvittaessa suojattava sateelta.

Jokaisessa tapahtumassa tulee olla riittävä määrä ensiaputaitoisia henkilöitä - suositusten mukaan jokaista 50 henkilöä kohden vähintään kaksi.

Lisätietoa:
Paikkakunnan palolaitos
VPK, SPR

Järjestäjät ja järjestysmiehet

Järjestäjien on oltava tapahtuman aikana tunnistettavissa esimerkiksi yhteneväisestä pukeutumisesta, jotta osallistujat tietävät kenen puoleen tarvittaessa kääntyä. Hyödyllistä on myös rakentaa torille kunnollinen infopiste, sekä viitoitusjärjestelmä tapahtuman keskeisiin paikkoihin.

Tapahtumassa on myös oltava riittävä määrä poliisin hyväksymiä järjestysmiehiä. Poliisi määrittää koulutettujen ja kouluttamattomien järjestysmiesten tarpeen tapahtumakohtaisesti, sen luonteesta ja koosta riippuen. Järjestysmiesten tulee kantaa järjestysmiestunnusta. Tunnuksen on oltava joko vasemmalla puolella rintaa tai vasemmassa kädessä, ja siinä tulee olla keltaisella pohjalla mustalla kirjoitettu teksti: "järjestyksenvalvoja".

Mikäli järjestyksenvalvojia ei ole kylliksi omasta takaa, kannattaa heitä kysellä tahoilta jotka järjestävät paljon tapahtumia, esimerkiksi paikallisesta urheiluseurasta.

Lisätietoja:
Paikkakunnan poliisi
www.poliisi.fi

Vakuutukset

Kepa on ottanut vuonna 2012 Mahdollisuuksien toreille tapahtumajärjestäjän vastuuvakuutuksen ja talkoovakuutuksen. Vakuutukset kattavat Mahdollisuuksien toreja järjestävät Kepa ry:n jäsenjärjestöt. Ne Mahdollisuuksien toria järjestävät järjestöt, jotka eivät ole Kepan jäsenjärjestöjä joutuvat huolehtimaan vakuutuksistaan itse.

Huomioi vakuutusehdoissa olevat rajoitukset. Vakuutus ei kata vahinkoa omaisuudelle, joka järjestäjällä on hallussa tai lainassa. Vakuutus ei siis kata esim. vuokra-autolle tai vuokratulle äänentoistolaitteelle tapahtuvaa vahinkoa. Omaisuuden vakuutustarpeet on Mahdollisuuksien torin järjestäjän selvitettävä erikseen tai huolehdittava tarvittavista vakuutuksista.

Tapahtumajärjestäjän vastuuvakuutus kattaa toimihenkilölle, yleisölle tai ulkopuoliselle henkilölle sattuneen henkilö- tai esinevahingon, sekä rakenteiden, laitteiden ja kalusteiden puutteellisesta kunnosta johtuneen vahingon.

Vakuutuksesta korvataan vakuutetussa toiminnassa, eli Mahdollisuuksien torin järjestämisessä toiselle tapahtumapäivän aikana aiheutettu henkilö- ja esinevahinko, joka todetaan vakuutuskauden aikana ja josta vakuutuksenottaja on voimassa olevan oikeuden mukaan korvausvastuussa.

Talkoovakuutus kattaa Mahdollisuuksien torin vapaaehtoiset tapaturman varalta toria edeltävänä päivänä ja itse tapahtumapäivänä. Talkoovakuutus on vapaaehtoinen henkilövakuutus, jolla vakuutetaan talkooväki tapaturmien varalta. Ryhmätapaturmavakuutus kattaa Mahdollisuuksien tori -tapahtumien talkootyöntekijät tapahtumapäivänä ja edellisenä
päivänä. Tapaturmalla tarkoitetaan äkillistä tapahtumaa, joka johtuu ulkoisesta syystä ja aiheuttaa vakuutetulle ruumiinvamman hänen sitä tahtomattaan.

Mikäli vahinko sattuu

• Ota heti yhteyttä vakuutusyhtiö Pohjolaan. Pohjola selvittää, onko Mahdollisuuksien torin järjestäjä velvollinen korvaamaan vahingon, neuvottelee korvauksenvaatijan kanssa ja korvaa ehdoissa mainitut vahingot
• Pohjola puhelinpalvelu p. 0303 0303 (ma-pe klo 8-18)
• lmoita tapahtuneesta heti Kepaan
• Säilytä alkuperäiset laskut, kuitit ja muut tositteet
• Täytä korvaushakemus mahdollisimman pian ja selvitä siinä, miten ja minkälaisessa tilanteessa tapaturma on sattunut. Korvauslomake
• Toimita korvaushakemus Pohjolaan ja liitä hakemukseen alkuperäiset tositteet
• Jos kyseessä on rikos, ilmoita siitä välittömästi poliisille ja ota talteen todistajien yhteystiedot

Ruoka ja juoma

Ruoanmyyntiin liittyvät säännöt ovat kiristyneet viime vuosina. Ruoanmyynnistä on ilmoitettava paikkakunnan terveydensuojeluviranomaiselle. Ilmoituksessa on selvitettävä ainakin tapahtumapaikka ja –aika, myytävät tuotteet, sekä niiden kuljetus-, valmistus- ja säilytyssuunnitelmat. Ilmoitus on tehtävä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa.

Seikkaperäisempää tietoa ruoanmyynnistä Mahdollisuuksien torin järjestäjän oppaasta omasta alaluvustaan.

Jätehuolto ja kierrätys

Tapahtuman järjestäjällä on velvollisuus huolehtia alueen siisteydestä, syntyvien jätteiden lajittelusta, sekä kuljetuksesta kierrätykseen. Jätteiden lajitteluvaatimukset ovat osittain paikkakuntakohtaisia. Oman paikkakunnan käytännöt kannattaa selvittää ympäristönsuojeluviranomaisilta tai kierrätyskeskuksesta.

Kierrätys on tehtävä mahdollisimman helpoksi kaikille osallistujille. Erityisesti jätteiden synnyn ehkäisyyn on syytä kiinnittää huomiota. Käytettävien tarvikkeiden kierrätettävyyttä ja hävitettävyyttä on ajateltava jo hankintoja tehtäessä. Ruoanmyyjillä on velvollisuus kierrättää myymänsä virvoitusjuomapullot. 

Järjestäjien vastuulla on myös huolehtia asianmukaisten wc-tilojen järjestämisestä torikävijöille, mikäli tapahtumapaikan läheisyydessä ei valmiiksi ole yleisövessoja. Tarkista oman kuntasi ympäristöviranomaisilta kuinka monta WC:tä yleisömäärään nähden alueelle on varattava.

Lisätietoja:
Paikkakunnan ympäristönsuojeluviranomainen
Kierrätyskeskukset