Lupa- ja ilmoitusasioiden hoitaminen on syytä aloittaa jo tapahtumaa suunniteltaessa. Laki velvoittaa tapahtumanjärjestäjää hoitamaan lupa- ja ilmoitusasiat kuntoon, sillä tapahtuman turvallisuudesta vastaa aina järjestäjä. Paikkakuntien lupakäytännöt saattavat poiketa toisistaan. Mikäli on epäselvää keneen ottaa yhteyttä, kannattaa asiaa tiedustella poliisilta sekä paikkakunnan tekniseltä virastolta tai kulttuuritoimelta.

Toripaikka

Tapahtumaa varten on hankittava lupa tapahtumapaikan kiinteistönomistajalta. Kunnat/kaupungit omistavat yleensä kadut, torit, puistot sekä muut julkiset alueet. Lupaa niiden käyttöön tiedustellaan paikkakunnan teknisestä virastosta. Yksityistä maa-aluetta tai kiinteistöä käytettäessä luvan saa omistajalta.

Lisätietoa:
Tekninen osasto
Paikkakunnan poliisi

Kokoontumislaki

Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kokoontumislain mukainen kirjallinen ilmoitus paikkakunnan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestelmäpaikan vuoksi eivät edellytä toimia turvallisuuden ja järjestyksen varmistamiseksi. Ilmoitus on maksullinen ja se on tehtävä viimeistään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Jos paikkakuntasi toritapahtuma on hyvin pieni, tiedustele poliisilta onko lupa tehtävä. Selvitä poliisilta myös tapahtuman laajuudesta ja luonteesta riippuvaiset vaatimukset koulutettujen ja kouluttamattomien järjestysmiesten suhteen.

Lisätietoa:
Paikkakunnan poliisilaitos
www.poliisi.fi

Meluilmoitus

Kuntien ja kaupunkien järjestyssäännöt asettavat rajoituksia melutasolle ja ajankohdalle. Tapahtumassa tulee järjestää äänentoisto niin, että esiintyjille, järjestäjille tai yleisölle ei muodostu riskiä saada kuulovaurio. Melua aiheuttavasta tapahtumasta tulee tehdä meluilmoitus viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa paikkakunnan ympäristönsuojeluviranomaisille.

Lisätietoa:
Kunnan ympäristönsuojeluviranomainen

Musiikkiluvat

Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä tekijäkorvausten (Teosto) että esittäjäkorvausten (Gramex) maksamista. Teosto edustaa musiikin luovia tekijöitä ja musiikinkustantajia, ja Gramex puolestaan äänitteen tuottajia ja äänitteellä esiintyviä taiteilijoita. Äänitemusiikkia käytettäessä on otettava yhteys sekä Gramexiin että Teostoon. Jos tapahtumassa on ainoastaan elävää musiikkia, yhteys Teostoon riittää.

Teosto

Kepa on ottanut Teostosta yhteisen elävän musiikin esitysluvan Mahdollisuuksien toreille vuonna 2013. Teostolupaa voivat käyttää kaikki Mahdollisuuksien tori -verkoston tapahtumat. Torijärjestäjät hoitavat itse ohjelmailmoitusten (esitettyjen kappaleiden tiedot) tekemisen Teostoon. Ohjelmailmoituksen tekemiseen tarvitsette Mahdollisuuksien torien yhteisen Teosto-luvan numeron. Luvan numeron saa Kepasta.

Lisätietoa ja esiintyjien ohjelmailmoitukset:
www.teosto.fi

Gramex

Mikäli torillanne on äänitemusiikkia (esimerkiksi musiikkia tanssiesityksen taustalla), tulee teidän huolehtia Gramex-ilmoituksista. Kepa on liittynyt Gramexin sopimusasiakkaaksi, joka tarkoittaa sitä, että kävijämäärät ja muut tiedot ilmoitetaan vasta jälkikäteen. Kepa ilmoittaa tiedot keskitetysti Gramexille. Ilmoita siis torisi jälkeen toteutunut kävijämäärä Kepaan MT-avustajalle ja kerro, että olette soittanut äänitteitä.
HUOM! Sopimus koskee vain alkuperäisiä äänitteitä. Kopioitua/tallennettua musiikkia varten tarvitaan erillinen tallennus- ja käyttölupa. Ota siinä tapauksessa yhteyttä Gramexiin.

Varainkeruu

Jos haluat kerätä tapahtumissa järjestöllenne rahaa, otathan selvää lupa-asioista. Arpajaislain mukaan arpajaiset ilman erillistä lupaa saa toimeenpanna rekisteröity yhdistys, itsenäinen säätiö tai muu sellainen yhteisö, jolla on yleishyödyllinen tarkoitus ja jonka kotipaikka on Suomessa. Arpajaisten tulee olla niin sanotut pienarpajaiset eli arpojen yhteenlaskettu tuotto ei saa ylittää 2000 euroa ja arvonta täytyy suorittaa samassa tilaisuudessa.

Arpajaisluvista sekä rahankeräysluvista löytyy lisätietoa Finlexistä. Lupa-asioista vastaa poliisi.

Työnantajavelvoitteet

Mikäli tapahtumaa varten on palkattu työntekijöitä tai esiintyjille maksetaan palkkioita, on huolehdittava työnantajavelvoitteista: ennakonpidätys, vuosi-ilmoitus, työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut. Palkkausasioissa opastusta saa paikkakunnan veroviranomaisilta.

Lisätietoa:
Paikkakunnan verotoimisto
www.palkka.fi
www.vero.fi

Paloturvallisuus ja ensiapu 

Tapahtuman turvallisuudesta huolehtiminen on lain mukainen velvollisuus. Asiaankuuluvien ilmoitusten tekeminen pelastusviranomaisille nopeuttaa ensiavun saapumista paikalle hädän hetkellä. Tapahtumiin tulee laatia kirjallinen pelastussuunnitelma, josta jokaisen järjestäjän tulee olla selvillä.

Pelastussuunnitelman tarkoitus on luoda turvallinen ympäristö tapahtumaan osallistujille sekä ehkäistä ja varautua ennalta mahdollisiin vaara- ja riskitilanteisiin. Palotarkastajat tulevat pyydettäessä etukäteen arvioimaan tilan turvallisuuden ja opastamaan yleisen sammutuskaluston käytössä. Käsisammuttimia voi vuokrata, ja ruokaa myyvillä järjestöillä on oltava oma sammutuspeite. Sähköturvallisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota ulkotilaisuuksissa, joissa sähkölaitteet on tarvittaessa suojattava sateelta.

Oman paikkakunnan pelastuslaitos ja palotarkastaja neuvovat pelastussuunnitelma-asioissa. Pelastussuunnitelman laatiminen kannattaa aloittaa oman pelastuslaitoksen internetsivuilta.

Lisäksi jokaisessa tapahtumassa tulee olla riittävä määrä ensiaputaitoisia henkilöitä - suositusten mukaan jokaista 50 henkilöä kohden vähintään kaksi.

Lisätietoa:
Paikkakunnan palolaitos
VPK, SPR

Järjestäjät ja järjestysmiehet

Järjestäjien on oltava tapahtuman aikana tunnistettavissa, jotta osallistujat tietävät kenen puoleen tarvittaessa kääntyä. Tätä varten Kepa tarjoaa Mahdollisuuksien torien järjestäjille t-paitoja, huppareita, nimilappuja ja avainnauhoja. On myös hyödyllistä rakentaa torille kunnollinen infopiste sekä opastekyltit tapahtuman keskeisiin paikkoihin.

Tapahtumassa on myös oltava riittävä määrä poliisin hyväksymiä järjestysmiehiä. Poliisi määrittää koulutettujen ja kouluttamattomien järjestysmiesten tarpeen tapahtumakohtaisesti, sen luonteesta ja koosta riippuen. Järjestysmiesten tulee kantaa järjestysmiestunnusta.

Mikäli järjestyksenvalvojia ei ole kylliksi omasta takaa, kannattaa heitä kysellä tahoilta jotka järjestävät paljon tapahtumia, esimerkiksi paikallisesta urheiluseurasta.

Lisätietoa:
Paikkakunnan poliisi, www.poliisi.fi

Vakuutukset

Kepa on ottanut vuonna 2013 Mahdollisuuksien toreille tapahtumajärjestäjän vastuuvakuutuksen ja talkoovakuutuksen. Vakuutukset kattavat Mahdollisuuksien toreja järjestävät Kepa ry:n jäsenjärjestöt. Ne Mahdollisuuksien toria järjestävät järjestöt, jotka eivät ole Kepan jäsenjärjestöjä joutuvat huolehtimaan vakuutuksistaan itse.

Huomioi vakuutusehdoissa olevat rajoitukset. Vakuutus ei kata vahinkoa omaisuudelle, joka järjestäjällä on hallussa tai lainassa. Vakuutus ei siis kata esimerkiksi vuokra-autolle tai vuokratulle äänentoistolaitteelle tapahtuvaa vahinkoa. Omaisuuden vakuutustarpeet on Mahdollisuuksien torin järjestäjän selvitettävä erikseen tai huolehdittava tarvittavista vakuutuksista.

Tapahtumajärjestäjän vastuuvakuutus kattaa toimihenkilölle, yleisölle tai ulkopuoliselle henkilölle sattuneen henkilö- tai esinevahingon, sekä rakenteiden, laitteiden ja kalusteiden puutteellisesta kunnosta johtuneen vahingon.

Vakuutuksesta korvataan vakuutetussa toiminnassa, eli Mahdollisuuksien torin järjestämisessä toiselle tapahtumapäivän aikana aiheutettu henkilö- ja esinevahinko, joka todetaan vakuutuskauden aikana ja josta vakuutuksenottaja on voimassa olevan oikeuden mukaan korvausvastuussa.

Talkoovakuutus kattaa Mahdollisuuksien torin vapaaehtoiset tapaturman varalta toria edeltävänä päivänä ja itse tapahtumapäivänä. Talkoovakuutus on vapaaehtoinen henkilövakuutus, jolla vakuutetaan talkooväki tapaturmien varalta. Ryhmätapaturmavakuutus kattaa Mahdollisuuksien tori -tapahtumien talkootyöntekijät tapahtumapäivänä ja edellisenä päivänä.

Tapaturmalla tarkoitetaan äkillistä tapahtumaa, joka johtuu ulkoisesta syystä ja aiheuttaa vakuutetulle ruumiinvamman hänen sitä tahtomattaan.

Mikäli vahinko sattuu

• Ota heti yhteyttä vakuutusyhtiö Pohjolaan. Pohjola selvittää, onko Mahdollisuuksien torin järjestäjä velvollinen korvaamaan vahingon, neuvottelee korvauksenvaatijan kanssa ja korvaa ehdoissa mainitut vahingot
• Pohjola puhelinpalvelu puh. 0303 0303 (ma-pe klo 8-17)
• Ilmoita tapahtuneesta heti Kepaan
• Säilytä alkuperäiset laskut, kuitit ja muut tositteet
• Täytä korvaushakemus mahdollisimman pian ja selvitä siinä, miten ja minkälaisessa tilanteessa tapaturma on sattunut
• Toimita korvaushakemus Pohjolaan ja liitä hakemukseen alkuperäiset tositteet
• Jos kyseessä on rikos, ilmoita siitä välittömästi poliisille ja ota talteen todistajien yhteystiedot

Ruoka ja juoma

Monipuolinen ruoka- ja juomatarjonta nostaa paitsi veden kielelle myös tunnelman korkealle. Ruoanmyynti on myös hyvä rahankeruukeino järjestöille. Ruoanmyyntiin liittyy monia lain asettamia sääntöjä ja rajoituksia, joihin kannattaa tutustua pikimmiten jo suunnitteluvaiheessa, jotta lupa-asiat saa hoidettua ajoissa kuntoon. Ruoanmyyntiin liittyviä lupa- ja terveyssäädöksiä on ehdottomasti noudatettava.

Seikkaperäisempää tietoa ruoanmyynnistä Mahdollisuuksien torin järjestäjän oppaasta omasta alaluvustaan.

Jätehuolto, kierrätys ja WC

Tapahtuman järjestäjällä on velvollisuus huolehtia alueen siisteydestä, syntyvien jätteiden lajittelusta sekä jätteiden kuljetuksesta kierrätykseen. Jätteiden lajitteluvaatimukset ovat paikkakuntakohtaisia. Oman paikkakunnan käytännöt tulee selvittää ympäristönsuojeluviranomaisilta tai kierrätyskeskuksesta.

Kierrätys on tehtävä mahdollisimman helpoksi kaikille osallistujille ja yleisölle tarkoitettujen kierrätyspisteiden on oltava helposti löydettävissä. Kompostineuvonta ja jätteiden lajitteluopastus voi olla vaikkapa ohjelmanumero. Erityisesti jätteiden synnyn ehkäisyyn on syytä kiinnittää huomiota. Käytettävien tarvikkeiden kestävyyttä ja hävitettävyyttä on ajateltava jo hankintoja tehtäessä.

Järjestäjien vastuulla on myös huolehtia asianmukaisten wc-tilojen järjestämisestä torikävijöille, mikäli tapahtumapaikan läheisyydessä ei valmiiksi ole yleisövessoja. Jos toripaikan läheisyydessä on ravintoloita, kahvioita tms. kannattaa niiden kanssa yrittää sopia wc-tilojen käytöstä. Tarkista oman kuntasi ympäristöviranomaisilta, kuinka monta WC:tä yleisömäärään nähden alueelle on varattava.

Lisätietoa:
Paikkakunnan ympäristönsuojeluviranomainen, Kierrätyskeskus