Ensimmäinen tiedotusaskel on osallistumiskutsun lähettäminen paikkakunnan järjestöille ja muille torille toivotuille toimijoille. Näin saadaan torille järjestäjiä, ja voidaan aloittaa tehokas tiedottaminen yleisön saamiseksi paikalle.

Paikkakunnalla toimivien järjestöjen kartoitus kannattaa aloittaa ajoissa. Ajankohtaisten yhteystietojen löytäminen saattaa olla haasteellista, mutta vaivannäkö kannattaa, sillä osallistuvat järjestöt ovat lopulta ne, jotka tekevät tapahtuman.

Osallistujien etsintään oivallisia välineitä ovat sähköpostilistat, internet, puhelinluettelo ja perinteinen puskaradio. Puskaradio on erityisen tärkeä, sillä aktiiviset ihmiset tuntevat yleensä toisia aktiivisia ihmisiä ja ovat itsekin mukana monessa. Kannattaa kosiskella mukaan myös erityistaidoin varustettuja ihmisiä, esimerkiksi eri alojen opiskelijoita. Kaikki kokoon haalitut henkilöresurssit kannattaa ottaa tehokkaasti käyttöön.

Mikään ei estä Mahdollisuuksien torin mainostamista järjestöille mainoksin; jos maksulliseen markkinointiin ei ole varaa, niin Kepasta tilattavia julisteita ja esitteitä voi käyttää järjestöjen houkuttelemiseen.

Kannattaa tuoda esiin, että tori on järjestäjiensä näköinen tapahtuma, eli jokainen järjestämään tullut taho voi vaikuttaa lopputulokseen. Avoimet suunnittelukokoukset ovat hedelmällinen foorumi torin valmistelussa. Kokouksissa voi paitsi ideoida, myös jakaa vastuuta ja tehtäviä toimijoiden kesken.

Täytyy myös pitää huoli huoli siitä, että kaikki toreille osallistuvat toimijat tietävät torien tarkoituksen ja sitoutuvat edistämään tapahtuman arvoja ja tavoitteita.